Waarom eerst het proces?
Als AFAS-expert en HR-professional zie ik het vaak gebeuren: het systeem wordt erbij gepakt voordat het doel of proces überhaupt duidelijk is. We openen een formulier, bouwen een workflow of implementeren nieuwe software zonder eerst de vraag te stellen: wat is de bedoeling van dit proces?
Neem het voorbeeld van een functiemutatie. Vaak zien we dit als een losstaand digitaal formulier, een taak in de workflow. Maar het is slechts één schakel in een veel groter geheel: van organisatiedoelen, naar beleid,
naar informatiebehoefte, naar uitvoering.
Wat mij raakt, is dat we het proces soms reduceren tot die ene schakel. Omdat het makkelijk is. Omdat we het snel willen regelen. Maar als we niet weten waarom we bepaalde stappen zetten of wat het systeem eigenlijk moet ondersteunen dan bouwen we niets op.
Dan digitaliseren we enkel de verwarring.
Wat gaat er mis als je met techniek begint?
Tijdens veel implementaties hoor ik de zin: “We volgen gewoon de standaard van AFAS.” Dat klinkt logisch, snel en efficiënt. Het is ook super goed om gewoon eens terug te gaan naar de standaard. En met een standaard zoals AFAS deze heeft ontwikkeld heb je ook een super goed fundament!
Maar wat je tegelijkertijd eigenlijk zegt, is: “We kiezen ervoor om niet te kijken naar onze eigen processen, cultuur en strategie.”
Als je techniek vooropstelt zonder procesdoel, loop je het risico op frustratie, onbegrip en onrust. Je bouwt iets dat perfect werkt… maar niet aansluit op wat mensen nodig hebben of begrijpen. Je loopt vast in olifantenpaadjes, onuitgesproken regels en een gebrek aan draagvlak.
En dat zie je terug in foutgevoelige administratie, verminderde betrokkenheid en HR-teams die vooral bezig zijn met uitleg geven in plaats van waarde toevoegen.
Denk aan het installeren van een nieuwe tv. Dat apparaat is niets waard zonder de juiste plek, content, gebruikersinstructie en aansluiting op het grotere geheel. Precies zo werkt het met HRM-systemen.
Wat kun je wél doen? Denk in proces en samenhang.
Voordat je überhaupt een systeem aanraakt, stel jezelf deze vragen:
| Wat is het doel van dit proces in relatie tot onze strategische HR-doelen? |
| Welke informatiebehoefte ligt erachter? |
| Is ons HR-beleid hierop voorbereid en doorleefd in de organisatie? |
| Welke processen zijn risicovol bij verandering? |
| Wat is onze minimale basis om live te gaan? En wat ontwikkelen we door? |
In mijn trainingen werk ik met de principes van Minimum Viable Product. Je hoeft niet alles in één keer te bouwen.
Start met het fundament zoals de loonadministratie en voeg stap voor stap toe.
Zo maak je elke maand een feestje van een nieuwe lancering, creëer je draagvlak én hou je grip.
Vijf praktische tips om anders te kijken (en betere keuzes te maken):
| Teken je proces eerst uit op een whiteboard of papier. Even weg van het scherm. Zo voorkom je dat je in menustructuren denkt in plaats van in waardevolle stappen. |
| Laat verschillende rollen (actoren) hun versie van het proces schetsen. De manager ziet iets anders dan HR of de medewerker. Juist die verschillen maken je ontwerp sterker. |
| Benoem expliciet de informatiebehoefte per processtap. Wat moet wie weten, wanneer en waarom? Zo voorkom je ruis en overbodige handelingen. (SIPOC) |
| Gebruik Lego, post-its of symbolen om het proces visueel te maken. Het hoeft niet kinderachtig te zijn het helpt je om buiten bestaande systemen te denken. |
| Bouw je systeem daarna als verlengstuk van dit proces. Denk: “Wat moet het systeem mogelijk maken?” in plaats van “Wat kan het systeem?” |
Wat zien we in de praktijk?
Begin met wat telt – en bouw daarna verder
Bij de start van een implementatie wil je natuurlijk zoveel mogelijk winst behalen. Het liefst in één keer. Maar succesvol implementeren gaat niet over ‘alles tegelijk’, het gaat over de juiste dingen op het juiste moment. Vraag jezelf af: wat moet vanaf dag één écht goed draaien? Is dat het indienstproces of juist een foutloze salarisrun?
Een slimme aanpak begint bij de kern. Misschien betekent dat dat het indienstproces tijdelijk via een compacte workflow bij de administratie ligt, zodat je alvast automatiseert én overzicht houdt. Zo maak je ruimte voor optimalisatie, zonder de grip te verliezen.
Organisaties die kiezen voor een gefaseerde aanpak, met een scherp oog op de doelen, bouwen stap voor stap aan een robuuste inrichting. Ze zetten het systeem in als verlengstuk van hun dienstverlening niet als einddoel op zich. Zo houd je regie, creëer je draagvlak en blijft het proces leidend in plaats van de techniek.
Wat neem jij hieruit mee?
Stel jezelf de vraag: “Hebben wij processen ingericht die waarde toevoegen, of hebben we systemen ingericht die werken?”
Wil je leren hoe je processen slim en strategisch opbouwt vóórdat je met inrichting begint?
In de trainingen van ISARO Solutions leer je hoe je een brug slaat tussen strategie, processen, mensen en techniek.
Je ontdekt hoe je informatiebehoefte inzichtelijk maakt en het systeem inricht als collega, niet als blokkade.
Bekijk de trainingen en zet de eerste stap naar procesgerichte regie.
